由審核員完成的與特定審核有關(guān)的記錄通常至少包括：文件評審記錄；審核計劃；審核中樣本的選擇方案，適當(dāng)時也包括多場所抽樣建議；適宜時，檢查表；現(xiàn)場審核過程的記錄，包括審核證據(jù)、審核發(fā)現(xiàn)、會議和溝通等記錄；審核報告，包括審核中的分歧和未解決的問題；不符合報告；審核后續(xù)活動的報告，例如，糾正和預(yù)防措施及對其驗(yàn)證的記錄等；適用時，其他記錄。

 

1、審核記錄
 

　　此處所介紹的審核記錄，特指審核組在現(xiàn)場審核過程中所記錄的用于證實(shí)受方管理體系、過程和產(chǎn)品／服務(wù)是否符合認(rèn)證要求的審核證據(jù)的現(xiàn)場審核記錄。

 

　　通常情況下，它們是與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。

 

　　其作用在于為所審核的管理體系、過程和產(chǎn)品／服務(wù)能否滿足認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求和預(yù)期結(jié)果，提供充分且適宜的審核證據(jù)。它客觀地反映了審核員在審核的現(xiàn)場，依據(jù)審核策劃的安排執(zhí)行審核任務(wù)，獲取審核證據(jù)的全過程。

 

　　現(xiàn)場審核記錄作為審核證據(jù)的信息載體，記錄了審核中所收集到的、已經(jīng)證實(shí)的與審核目的、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的適當(dāng)信息，表明了審核所取得的結(jié)果，并提供了審核所完成活動的證據(jù)。充分、適宜的審核記錄是形成審核發(fā)現(xiàn)和得出可信的審核結(jié)論的基礎(chǔ)，與審核實(shí)施的可信性和有效性密切相關(guān)。

 

　　為證實(shí)審核活動達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，一份簡明、適度的審核記錄至少能夠傳遞的信息包括：記錄了有關(guān)對組織的管理體系、過程和產(chǎn)品／服務(wù)進(jìn)行檢查的情況；提供了適當(dāng)?shù)膶徍俗C據(jù)；顯示了審核覆蓋的區(qū)域（例如，場所、職能、活動或過程等）、審核路線和獲取審核證據(jù)的方式；反映了審核的樣本狀況和抽樣情況；體現(xiàn)了信息的可重現(xiàn)性和可證實(shí)性；提供了依照審核策劃的安排，完成規(guī)定要求審核的客觀證據(jù)；適當(dāng)時，在發(fā)生客訴、投訴，或。重大質(zhì)量、安全和環(huán)境等事故時，提供可追溯的信息。

 

2、審核中

 

　　審核組應(yīng)收集足夠的可用于表明受審核方符合適用的標(biāo)準(zhǔn)，或其他規(guī)范性文件的所有適用要求的證據(jù)。審核記錄尤其需覆蓋以下管理體系實(shí)施中的有關(guān)重要方面（不限于）：

 

　　（1）根據(jù)關(guān)鍵績效目標(biāo)和指標(biāo)對績效進(jìn)行監(jiān)視、測量、報告和評價的證據(jù)；

 

　　（2）受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規(guī)有關(guān)方面的證據(jù)；

 

　　（3）受審核組織過程的運(yùn)作和控制方面的證據(jù)；

 

　　（4）人員能力和設(shè)施資源提供方面的證據(jù)；

 

　　（5）內(nèi)部審核和管理評審有效策劃和實(shí)施的證據(jù)；

 

　　（6）對方針的管理職責(zé)的情況；

 

　　（7）重要的顧客反饋信息，包括顧客投訴及采取糾正措施的有關(guān)證據(jù)；

 

　　（8）受審核方在產(chǎn)品、過程、體系改進(jìn)方面的主要證據(jù)；

 

　　（9）事故的處理及采取糾正措施的相關(guān)信息；

 

　　（10）有關(guān)重大的風(fēng)險信息及風(fēng)險管理的信息等。

 

　　適當(dāng)時，審核記錄的內(nèi)容還可能包括，如：首末次會議情況；審核組內(nèi)部，以及與受審核方溝通的情況；突發(fā)事件及應(yīng)急處置情況；審核范圍、審核計劃的調(diào)整及其說明；需要后續(xù)跟蹤或遺留的問題；受審核方的意見等。

 

　　當(dāng)審核一個電子化的管理體系時，審核記錄的內(nèi)容還宜適當(dāng)包括涉及有關(guān)信息安全方面的信息，以證實(shí)受審核方用千支持其電子化管理體系有效運(yùn)行的信息技術(shù)系統(tǒng)的能力。這類記錄包括：信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全的管理、維護(hù)情況；信息安全事故（例如，系統(tǒng)故障、誤操作等）的管理及其響應(yīng)計劃／方案；電子化環(huán)境中的電子文檔、記錄、數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽啃院桶踩�保護(hù)措施等。

 

3、審核記錄應(yīng)適度強(qiáng)化內(nèi)容

 

　　一般而言，審核記錄應(yīng)適度強(qiáng)化對以下方面的記錄：

 

　　（1）法律法規(guī)符合性信息的記錄。

 

　　如：組織對法律法規(guī)要求／合規(guī)義務(wù)的識別，以及把相關(guān)要求轉(zhuǎn)化或整合到組織的資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)等業(yè)務(wù)活動中的清況；

 

　　組織自我評估與所識別要求的符合程度，包括發(fā)生偏離時采取糾正措施的情況；

 

　　證實(shí)法律法規(guī)符合性的相關(guān)信息，包括必要時與其他要求的符合性證據(jù)，如組織從事相關(guān)活動的法律許可或準(zhǔn)入要求，與質(zhì)厘、環(huán)境、職業(yè)健康安全和食品安全等所有有關(guān)的法定或法律法規(guī)的要求所進(jìn)行的驗(yàn)收、評價和監(jiān)測的結(jié)果，以及行業(yè)要求等。

 

　　（2）組織關(guān)鍵場所或重點(diǎn)區(qū)域的現(xiàn)場調(diào)查記錄。

 

　　如：質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵現(xiàn)場，包括產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、檢測現(xiàn)場、儲存現(xiàn)場等；

 

　　環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的關(guān)鍵場所或重點(diǎn)區(qū)域，如，污水、廢氣排放現(xiàn)場、重點(diǎn)噪聲源、粉塵現(xiàn)場、廢棄物的收集、處置場所、危險化學(xué)品倉庫、動力設(shè)施及排水管網(wǎng)的布局、配套生活設(shè)施及周邊環(huán)境等；

 

　　食品安全管理體系的關(guān)鍵場所或重點(diǎn)區(qū)域，如，食品生產(chǎn)系統(tǒng)、輔助系統(tǒng)和員工服務(wù)設(shè)施的布局、動力設(shè)施及排水管網(wǎng)的布局、廢棄物及污水處理場所、蟲害控制、清沽、消毒場所及廠區(qū)周邊環(huán)境等。

 

　　（3）組織現(xiàn)場運(yùn)行控制的記錄。

 

　　如：質(zhì)量管理體系，宜突出對產(chǎn)品／服務(wù)實(shí)現(xiàn)過程，括產(chǎn)品設(shè)計、關(guān)鍵的生產(chǎn)／服務(wù)、采購、檢驗(yàn)等活動的審核信息的記錄；

 

　　環(huán)境管理體系，宜突出對重要環(huán)境因素的評價和控制、應(yīng)急管理、動力設(shè)施系統(tǒng)、能源供給系統(tǒng)、污染物治理設(shè)施等相關(guān)審核信息的記錄；

 

　　職業(yè)健康安全管理體系，宜突出對危險源的判定與風(fēng)險管理、應(yīng)急管理、高風(fēng)險作業(yè)活動等相關(guān)審核信息的記錄；

 

　　食品安全管理體系，宜突出對關(guān)鍵控制點(diǎn)的識別、控制和監(jiān)測、應(yīng)急管理、撤回、食品生產(chǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施、生產(chǎn)布局，環(huán)境衛(wèi)生及人員健康狀況、關(guān)鍵的食品生產(chǎn)（加工）過程的控制、內(nèi)外部信息溝通等審核信息的記錄，等等。

 

　　（4）面談、現(xiàn)場／實(shí)地觀察的記錄，而非在組織的辦公室大量抄錄組織的相關(guān)文件、資料和以往形成的檢驗(yàn)、試驗(yàn)等記錄。

 

　　審核記錄還應(yīng)清晰載明抽樣情況，如樣本總量和抽樣數(shù)量樣本狀況；

 

　　使用的審核方法，如面談或基于電子系統(tǒng)的互動式交流，對現(xiàn)場活動的觀察，對工作環(huán)境的調(diào)查，對文件、記錄和其他報告的查閱等，以及審核時間、地點(diǎn)、受審核的對象、活動或過程等其他要素。

 

　　審核記錄是對審核證據(jù)的客觀記錄，是形成審核發(fā)現(xiàn)和審核報告的基礎(chǔ)。

 

　　審核記錄可以有多種體現(xiàn)形式，包括書面記錄、電子記錄、電子數(shù)碼圖像、照片、復(fù)印件、標(biāo)識圖形或它們的組合。

 

　　對審核記錄的管理應(yīng)做到易于識別、檢索和保持清晰。

 

　　對于認(rèn)證機(jī)構(gòu)，審核記錄的管理、標(biāo)識、存放、保護(hù)和處置，以及對審核記錄的調(diào)閱，應(yīng)有與ISO/IEC 17021-1（CNAS-CCOl） 、ISO/IEC 17065-1 （CNAS-CC02） 等要求相一致的控制措施，并包括必要的保密要求。