生產現(xiàn)場審核是一個綜合性的現(xiàn)場調查和對管理部門的工作進行驗證的過程, 因此, 要把關注的重點放在作業(yè)現(xiàn)場和生產區(qū)域的活動上, 這將會有益于尋找改進的機會。 以下做法值得提倡。
1、觀察產品的實現(xiàn)過程
生產現(xiàn)場審核的核心在于對產品實現(xiàn)過程的觀察、核對和判斷,其依據(jù)是文件化的規(guī)定和主管的介紹。
有些審核員在生產車間 2—4 小時的審核時間內,幾乎將四分之三的時間用于查閱車間辦公室的資料,只用半小時左右到生產現(xiàn)場走馬觀花地檢查一下。
由于深人現(xiàn)場不夠,往往使審核走過場,不能發(fā)現(xiàn)實質性問題。實際上,應保證用四分之三以上的時間在作業(yè)現(xiàn)場觀察和調查,并由車間主管同行,把查詢的重點放在車間相關人員的操作過程和有關作業(yè)文件的貫徹執(zhí)行方面。
對于需要跟蹤和進一步驗證的內容,可到車間辦公室或相關部門取證,進一步調閱有關資料,從而使審核更具有針對性和科學性。
2、以過程為主線記錄事實
一些習慣在檢查表中按擬定的條款要求,事先編寫提問的詳細內容,這不僅使記錄難以控制,還會出現(xiàn)重復記錄的問題,并影響審核的進度和調查的深人。
為解決這個問題,可以根據(jù)調查要點的思路,記錄相關條款的內容,必要時注上相關條款的章節(jié)號,以表明對有關條款的關注和調查的情況。
記錄的事實已經反映了檢查所涉及的問題,不必機械地以條款要求為綱,逐條地提問。
3、記錄可追溯的證據(jù)而不是證據(jù)的細節(jié)
不少幾乎將所有的審核時間花費在記錄上,不但記管理人員的談話,而且記內審、管理評審的資料和作業(yè)文件的具體要求等,甚至向受審核方索取工藝流程、工藝卡。
報告作為記錄的附件。審核出廠產品檢驗時,還詳細地記錄每一項內容的指標要求和逐項的實測數(shù)據(jù),而不會抓關鍵問題和重點內容。
實際上,記錄的重點應是與受審核方交談的主要內容及其提供的有關證據(jù)的單證號碼、日期或記錄表式的標識、名稱以及結論意見,必要時記下有關人員的姓名和交談日期。
至于觀察工藝文件的執(zhí)行情況,則要記下文件編號、操作要求或特性值\參數(shù)要求范圍,以及觀察到的實際數(shù)據(jù)或事實,如有不符合應進一步調查和取證,記錄相關事實井作出評價。
4、正面取證, 負面反饋
認證審核應是一個向組織提供增值服務的過程,必須為組織尋找和提供更多的改進機會,“正面取證, 負面反饋”是一種行之有效的手段。
正面取證可證實組織執(zhí)行標準的符合性和有效性,重點記錄證據(jù)的名稱、表式編號或日期以及責任人的姓名。
對于不符合標準要求的事實或者存在差距的方面,應進行深人的了解和調查,并詳細記錄觀察到的事實和判斷的結果,或者文件、記錄的相關內容。如某一事實不符合組織有關文件的規(guī)定,則應記錄相關程序和文件的名稱、編號及相關條款的要求,為開具不符合報告或提出觀察項提供充分的依據(jù)。