規(guī)范訂單簽訂時(shí)之審查活動(dòng)和其后的出貨活動(dòng)，以確立客戶需求，同時(shí)確立本公司具有承接訂單的能力，并兼顧訂單的合理性。

 

2、范圍：

 

　　適用于自客戶開(kāi)發(fā)到成品出貨之過(guò)程管理

 

3、名詞解釋

 

　　客戶：指經(jīng)銷商、網(wǎng)購(gòu)平臺(tái)和直用客戶。

 

4、職責(zé)：

 

　　4.1 銷售部：

 

　　客戶開(kāi)發(fā)及客戶審查、訂單確認(rèn)及出貨作業(yè)，運(yùn)費(fèi)結(jié)算。

 

　　4.2 財(cái)務(wù)部：

 

　　貨款接收與帳款審核

 

5、作業(yè)內(nèi)容

 

　　5.1 營(yíng)銷管理流程圖

 

　　5.2 客戶開(kāi)發(fā)及開(kāi)戶審查與登錄：

 

　　銷售部業(yè)務(wù)員根據(jù)業(yè)務(wù)需要對(duì)所轄區(qū)域潛在客戶進(jìn)行商情調(diào)查， 并與有購(gòu)銷我司產(chǎn)品意愿之客戶進(jìn)行洽談，填寫《客戶基本資料表》， 由相關(guān)權(quán)責(zé)人員核準(zhǔn)后，交由財(cái)務(wù)帳務(wù)統(tǒng)一歸檔保存。該客戶即成為本公司正式客戶。

 

　　5.3 客戶資料變更：

 

　　當(dāng)客戶資料變更時(shí)，由業(yè)務(wù)員重新對(duì)該客戶進(jìn)行商情調(diào)查，并根據(jù)客戶書面證明填寫《客戶基本資料變更通知單》，由帳務(wù)查核后，交由大區(qū)經(jīng)理審核，銷售部總監(jiān)核準(zhǔn)。

 

　　5.4 客戶資料管理

 

　　為確保客戶基本資料的準(zhǔn)確性，客戶服務(wù)部每月定期列印該所全部客戶的基本資料，交各大區(qū)經(jīng)理復(fù)核，復(fù)核后應(yīng)在一周內(nèi)連同《客戶基本資料變更通知單》一并轉(zhuǎn)回公司客戶服務(wù)部。并由銷售助理負(fù)責(zé)存檔保管。

 

　　5.5 產(chǎn)品基本資料的建立及維護(hù)：

 

　　5.5.1公司有新產(chǎn)品上市時(shí)，技術(shù)部應(yīng)及時(shí)向各市場(chǎng)部所提供新產(chǎn)品上市計(jì)劃及基本資料。

 

　　5.5.2 財(cái)務(wù)部將公司所有產(chǎn)品之編號(hào)、名稱、口味別、箱容、相關(guān)價(jià)格等基本資料輸入電腦建檔，并傳至各市場(chǎng)部，以作為產(chǎn)品銷售之參考資料。

 

　　5.6訂單接收與審查

 

　　5.6.1客戶服務(wù)部客戶專員每日接收所轄區(qū)域內(nèi)客戶的書面訂單需求，依產(chǎn)品基本資料確認(rèn)所需產(chǎn)品的品種規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨地點(diǎn)等相關(guān)資料后，填寫《出貨需求表》，交由銷售總監(jiān)簽核后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審查。

 

　　5.6.2 所有出貨需求表必須經(jīng)各銷售總監(jiān)核準(zhǔn)，如財(cái)務(wù)審查異常時(shí)，需由銷售總監(jiān)或總經(jīng)理特批。

 

　　5.7 公司排貨

 

　　5.7.1客戶服務(wù)部客戶專員持核準(zhǔn)的<出貨需求表>,傳真至生管計(jì)統(tǒng)科，并確認(rèn)。

 

　　5.7.2生產(chǎn)部人員收到需求計(jì)劃表后，結(jié)合庫(kù)存。應(yīng)出未出量，判斷能否發(fā)貨，將可發(fā)貨異常情況電話告知客戶服務(wù)部客戶專員，征得同意后，作為排貨依據(jù)，經(jīng)電腦列出貨單并由生產(chǎn)部主管核準(zhǔn)。

 

　　5.7.3儲(chǔ)運(yùn)人員依出貨單安排車隊(duì)或運(yùn)輸公司車輛，并領(lǐng)取出貨單且專人簽收。

 

　　5.7.4倉(cāng)庫(kù)人員依出貨單進(jìn)行發(fā)貨裝車，并同車隊(duì)或運(yùn)輸公司確認(rèn)交貨數(shù)量，并開(kāi)具出廠放行單出貨。司機(jī)必須在送交客戶貨物時(shí)，請(qǐng)其簽認(rèn)且回執(zhí)公司作為已交貨和運(yùn)費(fèi)結(jié)算依據(jù)。

 

　　5.7.5車隊(duì)儲(chǔ)運(yùn)公司管理與異常處理：

 

　　PMC人員依大門保安及各車隊(duì)回執(zhí)，經(jīng)電腦確認(rèn)后，及時(shí)了解出貨狀況，應(yīng)出未出、在途資料等，如各車隊(duì)未在預(yù)定時(shí)間到達(dá)，各市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí)反饋，以利車隊(duì)或運(yùn)輸分司車輛管理。同時(shí)，成品庫(kù)出貨員在出貨單上需注明發(fā)貨時(shí)間及成品批號(hào)，以便有效追蹤車隊(duì)或運(yùn)輸公司車輛送貨時(shí)間與追溯管理。達(dá)到顧客滿意。

 

　　5.8 訂單變更

 

　　5.8.1 客戶提出變更

 

　　銷售部依據(jù)客戶書面提出變更要求，取消或變更此訂單，并由客戶服務(wù)部客戶專員開(kāi)立〈出貨需求表〉備注欄備注變動(dòng)情況，經(jīng)銷售總監(jiān)核準(zhǔn)后傳至生管。

 

　　5.8.2 公司變更

 

　　當(dāng)公司交貨臨時(shí)有困難以至延誤交貨時(shí)，由客戶服務(wù)部客戶專員電話通知銷售部，并由銷售人員通知客戶，確認(rèn)彼此可接受之交貨條件，并最終反饋公司生管，由客戶服務(wù)部客戶專員在出貨需求表上備注確認(rèn)變更內(nèi)容。

 

6、相關(guān)文件/資料：

 

　　無(wú)

 

7、使用表單：

 

　　7.1 客戶基本資料表

 

　　7.2 出貨需求表

 

　　7.3 產(chǎn)品目錄

 

　　7.4 客戶基本資料表變更通知單

 

　　7.5 出廠放行單

 

　　7.6 實(shí)際出貨單