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審核過程中的溝通包括審核組內(nèi)部的溝通、審核組與受審核方的溝通、審核組與認(rèn)證機(jī)構(gòu)之間的溝通。
一、審核組內(nèi)部的溝通
在審核過程中，審核組成員之間應(yīng)及時進(jìn)行溝通。溝通的方式可以采用審核組內(nèi)部會議或其他適宜的方式。通過內(nèi)部溝通，使審核組成員之間能夠交換信息、評定審核進(jìn)展情況，在需要時重新分派審核組成員的工作。
審核組內(nèi)部的溝通通常可以包括：每天現(xiàn)場審核結(jié)束后的溝通和全部現(xiàn)場審核活動結(jié)束后溝通。除此之外，在審核過程中，審核員之間也可以根據(jù)需要就某些信息或問題進(jìn)行溝通。審核組內(nèi)部溝通的內(nèi)容通常可以包括：
1. 審核活動的進(jìn)展和審核計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況，以及是否需要調(diào)整審核計(jì)劃或重新分派審核組成員的工作；
2. 審核組成員從不同渠道收集的信息，以及審核中需要不同審核員之間相互協(xié)助補(bǔ)充印證的信息或需要進(jìn)一步追蹤驗(yàn)證的信息；
3. 討論審核過程中出現(xiàn)的異常情況，包括可能導(dǎo)致審核目的和審核范圍發(fā)生變更的情況，商討適當(dāng)?shù)拇胧＠纾?/div>
1) 受審核方的人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其申請認(rèn)證時申明的人數(shù)，導(dǎo)致審核時間不夠而無法獲得充分的審核證據(jù)；
2) 受審核方出現(xiàn)嚴(yán)重違反法律法規(guī)的情況；
3) 受審核方的質(zhì)量管理體系未覆蓋其申請認(rèn)證應(yīng)涉及的關(guān)鍵過程、活動或場所；
4) 審核范圍內(nèi)的一些過程或活動沒有全部或部分實(shí)施，不能提供充分的審核證據(jù)；
5) 審核組收集的證據(jù)表明受審核方的質(zhì)量管理體系達(dá)不到認(rèn)證注冊的要求。
4. 審核組成員在審核中發(fā)現(xiàn)超出審核范圍之外的應(yīng)關(guān)注的問題，應(yīng)及時支持并向?qū)徍私M長報(bào)告；
5. 解釋并澄清審核員之間存在的疑異，解決審核組成員之間的分歧；
6. 對收集到的信息進(jìn)行匯總、分析，以確定審核證據(jù)和形成審核發(fā)現(xiàn)；
7. 評價受審核方質(zhì)量管理體系的符合性和有效性，作出審核結(jié)論，并達(dá)成共識；
8. 需要時，溝通審核后續(xù)活動的安排。
二、審核組與受審核方的溝通
在審核過程中，審核組應(yīng)及時向受審核方通報(bào)審核的進(jìn)展及相關(guān)情況，并就有關(guān)信息進(jìn)行溝通。
審核組與受審核方的溝通通常可以包括：與有關(guān)過程的責(zé)任人的溝通、每天現(xiàn)場審核結(jié)束后與受審核方代表的溝通和末次會議前與受審核方高層管理者的溝通等。除此之外，審核過程中，審核組也可就一些特殊情況或發(fā)現(xiàn)的特殊問題與受審核方進(jìn)行及時溝通。
審核組與受審核方溝通的內(nèi)容通常可以包括：
1. 審核計(jì)劃的實(shí)施情況和審核活動的進(jìn)展，包括審核過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況；
2. 需要受審核方通過進(jìn)一步配合和支持的活動；
3. 對可能需要調(diào)整的審核活動安排(包括審核計(jì)劃和審核組成員任務(wù)分工的變化)進(jìn)行溝通和協(xié)商；
4. 當(dāng)審核組收集的證據(jù)顯示有可能發(fā)生緊急的和重大的質(zhì)量風(fēng)險時，應(yīng)立即與受審核方溝通；
5. 審核組發(fā)現(xiàn)的超出審核范圍之外的應(yīng)引起關(guān)注的問題；
6. 當(dāng)審核組獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時，審核組長應(yīng)向受審核方說明相關(guān)情況和理由，并協(xié)商確定適當(dāng)?shù)拇胧@些措施可包括：重新確認(rèn)或修改審核計(jì)劃；改變審核的目的；改變審核的范圍；終止審核等。
7. 可能會導(dǎo)致審核范圍發(fā)生變更的任何情況；
8. 簡要介紹審核的整體情況，說明審核發(fā)現(xiàn)，請受審核方代表確認(rèn)不符合項(xiàng)的不符合事實(shí)，需要時，就受審核方存在的疑異進(jìn)行溝通和澄清，解決雙方的分歧達(dá)成共識；
9. 通報(bào)審核組對受審核方質(zhì)量管理體系符合性和有效性的評價及作出的審核結(jié)論；
10. 需要時，溝通審核后續(xù)活動的安排。
三、審核組與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通
在審核過程中，審核組在適當(dāng)時向認(rèn)證機(jī)構(gòu)通報(bào)審核進(jìn)展及相關(guān)情況，并就有關(guān)信息進(jìn)行溝通。
審核組與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通的內(nèi)部通常可以包括：
1.審核組的審核時間不足而需要調(diào)整審核計(jì)劃的信息(如需要延長審核時間或修改日程安排或增加審核組成員等)；
2.適當(dāng)時，向認(rèn)證機(jī)構(gòu)報(bào)告審核組收集的顯示受審核方有可能發(fā)生的緊急和重大的質(zhì)量風(fēng)險的證據(jù)；
3.可能時，報(bào)告審核組發(fā)現(xiàn)的超出審核范圍之外的應(yīng)引起關(guān)注的問題；
4.當(dāng)審核組獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時，審核組長應(yīng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明相關(guān)情況和理由，并請認(rèn)證機(jī)構(gòu)確認(rèn)或批準(zhǔn)所需采取的適當(dāng)措施。
5.可能會導(dǎo)致審核范圍發(fā)生變更的任何情況，并請認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行評審和批準(zhǔn)；
6.審核組難以判斷的問題、與受審核方有分歧且未能達(dá)成共識的問題，以及審核中遇到的影響審核實(shí)施和完成的其他情況。
編輯：foodqm
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