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關于體系認證的監督審核,這些坑千萬別踩!

放大字體  縮小字體 發布日期:2025-02-20  來源:HACCP聯盟  作者:新源企管
核心提示:企業在追求持續發展和市場競爭力的過程中,關于管理體系的監督審核(年審)扮演著至關重要的角色。它不僅是對企業當前管理體系運行狀態的全面體檢,更是推動企業不斷自我完善、提升管理水平的關鍵環節。
  企業在追求持續發展和市場競爭力的過程中,關于管理體系的監督審核(年審)扮演著至關重要的角色。它不僅是對企業當前管理體系運行狀態的全面體檢,更是推動企業不斷自我完善、提升管理水平的關鍵環節。
 
  因為管理體系認證包括初次審核、監督審核和再認證審核。
 
  初次審核評估企業體系建立和實施的有效性;
 
  監督審核確保體系持續有效運行并檢查持續改進;
 
  再認證審核則重新評估體系符合性與有效性。
 
  每個審核類型都有其特定目的和側重點,共同確保企業管理體系的長期有效性和持續改進。
 
  什么是監督審核(年審)?
 
  在企業獲得管理體系認證證書后,為了確保體系持續有效運行,認證機構會定期(通常每年一次)進行監督審核。
 
  監督審核重點在于檢查體系的持續符合性、有效性和適應性,以及是否進行了必要的持續改進。
 
  審核范圍可能涉及體系的部分區域或職能,而非全面審核。目的是確認企業在認證有效期內管理體系持續滿足標準要求。
 
  監督審核的時間范圍是?
 
  是從初次認證現場審核的當天起,間隔時間不超過12個月。在證書的三年有效期內,企業需要進行兩次監督審核。
 
一、為什么要堅持做監督審核?
 
  1、確保證書持續有效,符合認證管理規范
 
  管理體系證書的有效期限為三年,在此期間,企業需通過監督審核來確保證書的持續有效性,從而保障證書在實際使用中的法律效力。
 
  此證書不僅是企業贏得客戶與消費者信任的關鍵,也是申請政府科技項目及專項扶持資金的競爭優勢之一。
 
  尤為重要的是,及時通過監督審核維持證書的有效性,已成為企業參與招投標的必要條件。
 
  2、實時更新認證證書信息
 
  在監督審核過程中,企業可趁機更新證書上的信息,如場所變更、員工人數變化等,確保證書信息的準確性。
 
  同時,企業還有權向認證機構申請調整認證范圍,經監督審核現場確認后,使證書信息更貼近企業當前的實際運營狀況。
 
  3、揭示管理短板,助力體系優化運行
 
  監督審核不僅關注體系的合規性,更致力于持續改進。
 
  一年一度的審核,有助于企業精準識別管理體系中的不足與待改進之處,從而全面優化研發、生產、銷售、采購、人力資源、財務管理等各個環節。
 
  監督審核作為推動組織持續改進的強大外力,對提升企業整體管理水平具有不可估量的價值。
 
二、監督審核時會有哪些常見的問題?
 
  1.文件記錄不完整或缺失:如質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄表格等文件缺失或不完善。
 
  2.流程執行不到位:質量控制流程、糾正與預防措施流程等未嚴格按照體系文件執行。
 
  3.員工培訓不足:員工對管理體系要求的理解和執行能力有限,導致操作不規范或錯誤。
 
  4.客戶滿意度調查不足:未能充分收集和評估客戶滿意度信息,無法及時了解客戶的需求和期望。
 
  5.文件照搬照抄:照搬照抄初審文件,文件缺乏階段性表現,不符合當下企業生產情況。
 
  6.硬件條件不足:廠房或車間硬件設施先天不足,從根本上不符合標準要求。
 
  7.企業認證范圍更改:未主動向認證機構申報認證范圍的變更,或未配合認證機構進行重新審核。
 
  8.文件造假:為避免外部審核時發現系統問題,單獨做一套假記錄應付審核,導致記錄與實際生產不關聯。
 
  9.缺乏持續改進:對審核中發現的問題和不足之處不進行認真分析,不制定改進措施或改進措施不到位。
 
三、監督審核不通過的影響
 
  如果企業的體系認證監督審核(年審)因為上述問題導致認證不通過,可能會導致一系列嚴重的后果。
 
  1、喪失認證資格
 
  撤銷或暫停認證證書:認證機構有權撤銷或暫停企業的認證證書,這意味著企業不再擁有該管理體系的認證資格。這將對企業的市場形象和信譽造成直接打擊。
 
  2、市場競爭力下降
 
  錯失業務機會:在一些行業或市場中,體系認證是客戶或招標方的明確要求。失去認證資格可能導致企業在市場競爭中處于劣勢,錯失重要的業務機會。
 
  品牌形象受損:未通過體系認證審核可能使客戶、合作伙伴以及市場對企業的質量管理能力產生質疑,進而損害企業的品牌形象和聲譽。
 
  3、合同履行風險
 
  合同違約風險:如果企業在與客戶簽訂的合同中明確承諾了擁有有效的體系認證,而實際上卻未能通過監督審核,這可能構成合同違約。企業可能需要承擔違約責任,包括賠償客戶損失等。
 
  4、法律風險與處罰
 
  虛假宣傳的處罰:如果企業在喪失認證資格后仍然宣稱自己擁有該認證,可能構成虛假宣傳。根據相關法律法規,企業可能面臨罰款、吊銷營業執照等處罰。
 
  產品質量不合格的處罰:如果體系認證監督審核不通過的原因與產品質量不合格有關,企業還可能面臨產品質量法的處罰,包括責令停止生產、銷售,沒收違法產品,并處以罰款等。
 
四、監督審核應對策略
 
  1.時間管理:企業應提前至少三個月開始規劃年審準備工作,確保有足夠的時間進行內部審查、整改和資料準備。
 
  2.文件更新:審查并更新所有體系文件,確保其與當前業務實踐保持一致,且符合認證標準的要求。
 
  3.內部審核機制:建立定期的內部審核計劃,確保體系運行的每個環節都得到有效的監控和評估。
 
  4.不符合項管理:對內部審核中發現的不符合項進行及時記錄、分析、整改和跟蹤,確保問題得到有效解決。
 
  5.建立反饋機制:通過問卷調查、客戶訪談等方式,定期收集客戶對產品和服務的反饋。
 
  6.數據分析:對收集到的反饋進行數據分析,識別改進機會,制定并實施改進措施。
 
  7.準備充分:提前準備好所有必要的文件和記錄,確保審核過程的順利進行。
 
  8.開放溝通:與審核員保持開放、誠實的溝通,積極回答審核員的問題,提供必要的解釋和說明。
 
  9.閉環管理:確保所有改進措施得到有效執行,并對改進效果進行驗證和跟蹤。
 
  企業在面對體系認證監督審核時,應樹立正確的認知,合理配置資源,積極應對審核結果,并重視持續改進和創新。只有這樣,才能確保管理體系的持續有效運行,為企業的長期發展奠定堅實的基礎。
 
編輯:foodqm

 
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