在企業運營的復雜體系中，體系內審至關重要，它就像企業的 “健康衛士”，定期為企業管理體系進行全面 “體檢”，保障企業穩健發展。

 

　　完善的管理體系是企業運營的基石，而體系內審能及時找出管理體系中的問題，如流程不合理、職責不明確等，進而提升管理效率和質量。例如，某制造企業通過體系內審發現生產流程存在問題，優化后生產效率大幅提高，成本顯著降低。合規經營是企業發展的底線，體系內審可助力企業滿足法規和行業標準要求，規避違規風險。化工企業借助體系內審確保污染物達標排放，避免高額罰款和停產整頓。持續改進是企業發展的動力，體系內審能挖掘潛在改進機遇。互聯網企業通過體系內審優化用戶反饋處理流程，提升用戶滿意度和市場競爭力。

 

一、體系內審基礎認知

 

　　（一）定義與目的

 

　　依據 GB/T19011 - 2021《管理體系審核指南》，體系內審是收集審核證據并客觀評價，以確定滿足審核準則程度的系統、獨立且文件化的過程。

 

　　其目的包括驗證質量管理活動是否符合預先安排，確認管理體系是否正確有效實施，判斷體系要求能否助力達成質量方針和目標，以及發現問題并采取糾正措施，推動質量管理體系持續完善。

 

　　（二）特點剖析

 

　　體系內審著眼于發現問題，挖掘影響體系運行的深層次隱患，為改進提供方向。

 

　　它需要高層支持與參與，高層的支持能提供資源保障和權威性，審核結果經高層評審推動體系改進。內審具有公開正式性，從策劃到報告都遵循嚴格程序，確保工作規范、結果可靠。

 

　　組建專業內審員隊伍難度較大，內審員需克服人際關系和利益沖突等挑戰，具備專業知識、實踐經驗和溝通協調能力。

 

　　此外，內審還需系統策劃審核項目，綜合考慮組織規模、業務范圍等因素，提高審核的針對性和有效性。

 

二、審核前的精心籌備

 

　　（一）組建專業審核小組

 

　　審核小組的專業素養直接影響審核質量。

 

　　審核人員需具備相關資質，一般要經過專業內審員培訓并取得合格證書。

 

　　同時，應具備與被審核體系相關的專業背景，熟悉行業知識和業務流程。

 

　　豐富的實踐經驗也不可或缺，有助于準確發現潛在問題。

 

　　為保證審核公正客觀，小組成員應與被審核部門無直接責任關系，且成員構成應多元化。

 

　　（二）制定詳細審核計劃

 

　　審核計劃是審核工作的指引。

 

　　要明確審核目的，是驗證體系符合性、有效性，還是為迎接外部審核或推動內部改進等。

 

　　確定審核范圍，涵蓋產品范圍、涉及過程及場所等。

 

　　審核依據包括管理體系標準、企業內部文件、法律法規和合同要求等。

 

　　合理安排時間，規劃審核起止日期及每日任務，充分考慮工作量和突發情況。

 

　　明確審核組成員分工，制定日程安排，確保審核有序進行。

 

　　（三）設計實用檢查表

 

　　檢查表是現場審核的重要工具。

 

　　設計時應突出被審核部門主要職能，選擇關鍵問題進行審核。

 

　　內容要全面覆蓋管理職能和標準條款，合理抽樣以保證代表性。

 

　　審核問題和檢查方法應清晰明確，具有可操作性，格式簡潔便于記錄審核結果。

 

三、審核過程的關鍵步驟

 

　　（一）首次會議的召開

 

　　首次會議由審核組長主持，標志著審核正式啟動。

 

　　參會人員包括審核組成員、受審核方管理層及相關部門負責人等。

 

　　會議內容包括介紹與會者職責，確認審核目的、范圍、準則和計劃，介紹審核方法、溝通渠道等相關事項，并解答受審核方疑問。

 

　　首次會議時間一般控制在 30 分鐘左右，需營造良好氛圍。

 

　　（二）現場審核的技巧

 

　　現場審核是核心環節，審核員需運用聽、看、查、問等技巧收集客觀證據。

 

　　聽，即傾聽受審核方人員介紹；

 

　　看，觀察現場實際情況；

 

　　查，查閱文件和記錄；

 

　　問，巧妙提問獲取信息。

 

　　審核員要堅持客觀公正原則，確保審核結果真實可靠。

 

　　（三）不合格項的判定與記錄

 

　　不合格項分為嚴重、一般和輕微三類。

 

　　嚴重不合格項對管理體系運行影響重大；

 

　　一般不合格項是個別、偶然的輕微問題；

 

　　輕微不合格項對體系運行影響較小。

 

　　記錄不合格項時要準確具體，描述事實、明確審核準則，注明審核員姓名和日期，以便追溯。

 

四、審核后續的重要工作

 

　　（一）內審報告的撰寫

 

　　內審報告總結審核成果，為管理層決策提供依據。

 

　　報告需明確審核目的、范圍，客觀評價管理體系運行情況，總結符合項和不符合項。

 

　　深入分析問題產生的原因，如文件不完善、執行不到位等，并提出具可操作性和可衡量性的改進建議，明確責任部門、人員、時間節點和預期效果。

 

　　（二）糾正措施的跟蹤

 

　　跟蹤糾正措施是確保審核實效的關鍵。

 

　　首先確認受審核部門是否制定切實可行的糾正措施計劃，明確改進措施、實施步驟、責任人和時間節點。

 

　　在實施過程中，審核人員密切關注進展，提供必要支持。

 

　　實施完成后，通過現場檢查等方式驗證效果，若問題未解決，要求重新分析原因并制定措施，直至問題徹底解決。

 

五、審核中的挑戰與應對

 

　　（一）溝通難題

 

　　被審核部門的抵觸情緒和弄虛作假行為是常見溝通難題。

 

　　面對抵觸，審核員應保持友好耐心，說明審核目的，分享成功案例，換位思考，增強其認同感。

 

　　發現弄虛作假，要嚴肅指出危害，要求停止并重新提供真實信息，情節嚴重的向上級匯報處理。

 

　　（二）證據獲取困境

 

　　資料不全和 “兩張皮” 現象是主要證據獲取困境。

 

　　資料不全時，與被審核部門溝通，督促完善資料或從其他角度尋找證據。

 

　　針對 “兩張皮” 和有文件無執行的情況，審核員要深入現場，加強觀察檢查，與員工交流，提高員工執行意識和能力。

 

　　體系內審流程嚴謹，對企業發展意義重大。企業應重視體系內審，做好籌備、執行和后續工作，積極應對挑戰，充分發揮其提升管理水平、保障合規經營和推動持續發展的作用，助力企業在市場競爭中穩健前行。